国税関係帳簿・証憑類の電子保存

国税関係帳簿・証憑類の電子保存

大手金融機関を中心に、コスト削減戦略の中でうまく活用し、顧客サービスやセキュリティの向上を図りながら、コスト削減も実現した事例があります。

国税関係帳簿・証憑類の電子保存イメージ
業種

都市銀行

対象業務

口座振替依頼書の電子保存

電子化対象文書枚数

1日あたり約3万枚(導入当時)

業務内容

全国から送られてくる口座振替依頼書をセンターにて一括してスキャニング、電子署名とタイムスタンプを付与して電子保存

※2015年度の電子帳簿保存法改正に伴い、「入力者または監督者に関する情報の確認」は電子署名以外の方法でも認められるようになったが、証拠性を確保するうえで、電子署名が最も適切であると考えられている。

導入メリット
  • 顧客対応力の強化と人件費削減を両立
  • 問い合わせ時、照会時の検索性が飛躍的に向上した。従来は、該当するマイクロフィルムを探し、コマ検索して参照。原本が必要となる場合は倉庫保管の紙ファイルを取り寄せていた。電子化後は、スキャニング画像そのものが証拠性を持ち、事務端末で即時に検索可能となった。

  • ローコストで個人情報保護の強化
  • 全国の支店で分散管理し定期的に保管個数チェックをしていたフィルムと書類を、セキュリティ管理が行き届いているデータセンターでの一括管理に切り替えることが可能となった。少ない工数で以前より強固な個人情報管理が可能となり、漏洩リスクの減少がはかれた。

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