営業日報・業務記録などの電子署名
事例：業務記録の電子化
各企業で様々な業務フローを電子化、効率アップを追求しているなかで、従来、法的証拠能力を確保することが困難なために、電子化が遅れていた業務記録などの電子署名が用いられています。
記録の作成者や承認者が電子署名を付与することにより作成責任の所在が明確になり、記録の改ざんが無いことが保証されるとともに、電子署名法により法的証拠能力も確保可能となります。
このように生産管理記録や図面、業務履行状況の記録など、様々な分野で記録を電子的に作成、電子署名を付与した後で保存することにより、さらなるコスト削減を実現する事が可能となります。
業種
警備業
対象業務
教育実施記録の電子化
電子化対象文書数
月間約5万文書
業務内容
全国から送られてくる口座振替依頼書をセンターにて一括してスキャニング、電子署名とタイムスタンプを付与して電子保存
※2015年度の電子帳簿保存法改正に伴い、「入力者または監督者に関する情報の確認」は電子署名以外の方法でも認められるようになったが、証拠性を確保するうえで、電子署名が最も適切であると考えられている。
導入メリット
警備会社では警備員に対する定期的な教育実施が法律により義務づけられ、その実施記録を営業所で保管することが定められている。従来は教育実施者の記名、押印が必要な事から紙で作成、保存していた。
紙保存による問題点
- プリンタによる打ち出し、署名・捺印、送付、ファイリングなど紙ベースの運用負荷が大きい。
- 書類整備の実施管理、完了確認に手間がかかっている。
- 複数の教育実施者等に配布、押印し回収するため、時間がかかり、書類紛失リスクもある。
- 紙での保存の為、本当に存在するかは現地で無いと確認できない。
- 書類の差し替え忘れ等、更新不備があっても気づかない
- 手書きによる作成の為、作成された日付に保障がない
そこで、今回、教育実施者に対して電子証明書を発行。（下記イラスト参照）
教育実施記録を電子的に作成、電子署名とタイムスタンプを付与し電子保存する運用とした。
なお、教育実施記録の法定保存期間は２年だが、保存期間中に教育実施者の退職等の理由により電子証明書の取り消し処理を行った場合に、署名検証が出来なくなることから、長期署名形式を採用し、署名後に署名者の証明書が取消処理されたとしても、電子署名の検証が継続して可能な状態を維持する運用を実施している。