電子取引関係文書への電子署名
事例：電子契約
従来、紙文書での交付や手続き、保存が義務付けられていた書面を、2001年のIT書面一括法の施行により、送付される側の同意を条件として電子メールなど電子的な手段で交付することが可能となりました。
電子契約とは従来、個人や企業の商品やサービスなどについて紙で作成し、交わしていた契約書を、コンピュータを用いて契約交渉から一連の作業を行い電子ファイルで契約書を作成し、合意成立の証拠として、電子署名やタイムスタンプを付与した電子ファイルを利用する契約方法です。
業種
企業全般
対象業務
紙ベースの契約書の電子化
電子化対象文書枚数
契約書すべて
業務内容
形態別に契約書を電子保存
導入メリット
- 印紙税が不要
- 事務コストの削減
- 契約書管理事務に携わる、人員のコスト削減
- 通信・交通費の削減
- 契約書の郵送等による書留費用が不要
- 文書保管に関わる費用が削減
- 保管場所の省スペース化が可能
- 契約管理の徹底
電子データによる契約締結が可能となり、電子データは非課税
（週刊税務通信No.2672より、以下記事要約）
【記事要約】
IT書面一括法が今年（2001年）4月より施行されたことより、問題となるのが印紙税の取扱である。
（中略）本誌では、このIT書面一括法施行後も従来通り電子データによるやり取りを、印紙税の課税文書とみなさない旨当局に確認した。
すなわち、ネット上を行き交う電子データは、印紙税法上の文書として認識されない、印紙税課税そのものが及ばないことになる。
改正会社法ならびに金融商品取引法において内部統制が求められている現在、取引の正当性を証明するのは契約書であり、契約書を紙から電子データにすることにより、確実な契約管理を実現。
事例：請求書などの電子化
2001年の「電子署名法」の施行により、書面に記名、押印して作成される書類を、電子的に作成する場合、本人の電子署名があれば、法的に同等の証拠能力を有すことになりました。これを、電子取引に応用すると、電子的に作成した発注書や請求書などに、作成責任者の電子署名を付与すれば、紙の発注書や請求書などと同等の証拠性を有した電子文書が作成可能になります。
また、2005年4月の「e-文書法」の施行に伴い「電子帳簿保存法」の一部が改定され、国税関係書類の"スキャニング保存"と、電子取引情報の"電子保存"が容認されました。
なお、ともに「電子帳簿保存法」で示された要件を満たす必要がありますが、電子取引情報を"電子保存"する際には税務署などへの届出までは必要としていません。
これら2つの法律に基づき、近年、請求書などを電子的に作成、配信すると共にそのまま電子保存を行う事例が増えてきています。
業種
製造業
対象業務
請求書の電子化
電子化対象文書枚数
月間約3,000枚(導入当時)
業務内容
従来、基幹システムのデータで作成した請求書をプリントアウトして、顧客別に仕分け、発送作業を行っていたが、請求書の電子データに電子署名とタイムスタンプを付与した上でWebにアップロードして電子配信し、そのまま電子保存する運用に切り替えた
導入メリット
- コスト削減
- 印刷コスト、郵送コスト、保管コスト等の削減効果が生まれた
- 紙の原本のファイリング業務等、紙さばきのための管理人件費の削減
- 業務の効率化
- 請求額の問合わせ対応業務が無くなり業務の効率化が実現できた
- 請求額がすぐに確定でき取引先からも高評価を得ることができた
- 従来の書類保管スペースを、別の目的に有効利用可能
- リスク対応力の強化
- 地球環境への配慮
原本が電子データとなり、原本バックアップが可能となった
請求書や明細書類のプリントアウトが無くなり、大量の紙を使わなくなった