(1)役員は、それぞれ、事前に電子証明書を取得します。

　（代表者は、商業登記認証局、または認定認証局より、その他役員は、認定認証局から証明書を取得*）。
　*オンライン登記申請などの添付書類として取締役会議事録などの電子的に作成して提出する場合、
　使用できる証明書は法務省の「商業法人オンライン登記申請」のWebページなどでご確認ください。

(2)取締役会議事録等を電子化（PDF）して、各役員が電子署名を施します。

(3)電子署名した電子ファイルをメールへの添付として次の役員に回覧します。

(4)DB（データベース）化された電子ファイルについては、アクセス制御された各役員から閲覧が可能となります。

注）平成13年11月の商法改正において会社関係書類が電磁的記録をもって作成できることとされ、電磁的記録には「署名に代わる措置」すなわち電子署名が必要とされた。
また商業登記法第19条の2により、登記の申請書に添付すべき定款、議事録もしくは最終の貸借対照表が電磁的記録で作成されているとき、もしくは登記の申請書に添付すべき書面につきその作成に代えて電磁的記録の作成がされているときは、当該電磁的記録に記録された情報の内容を記録した電磁的記録を当該申請書に添付すべきこととされた。